
פעולות מומלצות בכניסה למצב שגרת חירום עבור המנהלים והמנהלות
ניהול בשגרת חירום מצריכה מאיתנו התמקדות ברמה גבוהה הן במשימה והן באנשים: יש לנו חלק משמעותי בניהול והכרות עם עם צרכי העובדים והמורכבות האישית- רגשית של כל חבר/ת צוות שרק מתעצמת בשעת שגרת חירום.
בזמן שגרת חירום, אנחנו נדרשים לסגל מאפיינים של "מנהיג מדריך"- המקדיש זמן רב לחניכה, הדרכה ליווי ופיקוח של אנשיו, אך גם עוסק בתחושותיהם ורגשותיהם ופועל לסייע להם. ליווי מותאם אישית לכל אחד בצוות על פי יכולותיו ותחושותיו.
מה המרכיבים הניהוליים החשובים שיסייעו לנו ביצירת חוסן במציאות החדשה והמשתנה:
-
ניהול ונראות – להסתובב במקומות בהם נמצאים העובדים, לשהות בחדרי המתנה, לשוחח במסדרונות עם העובדים, למצוא הזדמנויות בהן הדלת שלכם פתוחה.
-
שידור רוגע וחוסן
-
שיח מעורר תקווה : יצירת תחושת משמעות , פתיחות וגמישות
-
אופטימיות ואמון דוגמא אישית
-
מנהיגות קרובה, גלויה והבעת רגשות
-
שגרות וסדר יום מותאם
-
ודאות ושליטה - תיעדוף ותיקוף יעדים ומשימות, שמירה על שגרות ניהול
-
תקשורת ותקשור מידע
-
פרסונליזציה - ניהול המשימות לצד גילוי הכלה ואמפתיה ומתן תמיכה לעובדים באופן המתאים אישית לכל עובד .
-
הכרה והוקרה
-
האצלת סמכויות, לכידות צוות ההנהלה
מה יסייע לנו בכך?
איך נפתח את החוסן הניהולי בזמן שגרת חירום?
תומכים בעצמנו ביצירת שגרות ניהוליות שיסייעו לו בניהול מצב החירום:

פעולות קבועות ומחזוריות שיש להכניס ליומן, לתקשר אותן בצוות, ולדבוק בהן במידת האפשר.
נקבע גם שגרות שיסייעו ברמה האישית להתאוורר ולשמור על ה-Well Being והתפקוד שלנו.
אל תשכחו לדאוג לעצמכם. גם אתם צריכים להטען.
תאתרו את מקורות שיטענו אתכם: חפשו קהילות לקחת חלק, מצאו קולגות בתפקידים דומים, שתפו את בני ובנות הזוג. תדאגו לפרוק ובמקביל לטעון כדי למלא את התפקיד החשוב שלכם.
הפרדה בית-עבודה חשובה במיוחד בזמן שגרת חירום. מומלץ להגדיר שעות שבהן אתם לא עסוקים בעבודה, ולתקשר את זה לצוות.

מידי יום

המלצה: קבוצות עמיתים הן דרך נוספת לתמוך בעצמנו בשעת שגרת חירום. מומלץ לנצל את הקהילות שאתם חברים בהן פרונטלית או וירטואליות. קבוצות מקצועיות או מגזריות .אל תימנעו מהשתתפות במסגרות אלו .כן, גם בשעת חירום: תחושת הקהילתיות ומסגרת בה ניתן לשתף, לצד תועלות מעשיות (כגון: ניצול משאבי הרשת ושיתוף מידע ומשאבים) יכולות לתת לנו ערך משמעותי אמיתי בניהול שגרת החירום.
תזכורת: חוסן ניהולי הוא כישור המתחזק מהתמודדות אחת לאחרת.
אם אנחנו בזמן שגרת חירום, זה אומר שעברנו את תקופת הכניסה למצב חירום וכבר התחלנו לעבוד על השריר ולהתמודד עם המורכבות שבניהול מצב חירום. בעזרת הכלים המוצעים כאן, נוכל להמשיך ולפתח את השריר.
ניהול המשימות בזמן שגרת חירום

הגדרת מיקוד וסדר עדיפות חדש:
זה הזמן לסימון ברור של רמת קריטיות ודחיפות - זיהוי ותיעדוף תהליכי העבודה/המשימות החיוניות עכשיו.
נדרשת החלטה אמיצה מגובה בהחלטת הנהלה במה מתעסקים ובמה לא.
לא לשכוח גמישות – דברים משתנים ואנחנו עושים התאמות תוך כדי הליכה ונדרשים להכיל שינויים : ובחינה מתמדת של לבחון תוכניות קודמות – מה מקדמים, מה מתאימים, מה מקפיאים"..
נפרוש את האירועים והמשימות ונעזר בקריטריונים : קריטי, דחוף, חשוב לתיעדוף מתן מענה לעובדים לצד משימת קריטיות. חפשו את המשימות והחשובות ביותר מבין הדברים.
זה הזמן לסימון ברור של רמת קריטיות ודחיפות - זיהוי ותיעדוף תהליכי העבודה/המשימות החיוניות עכשיו.
נדרשת החלטה אמיצה מגובה בהחלטת הנהלה במה מתעסקים ובמה לא.
לא לשכוח גמישות – דברים משתנים ואנחנו עושים התאמות תוך כדי הליכה ונדרשים להכיל שינויים : ובחינה מתמדת של לבחון תוכניות קודמות – מה מקדמים, מה מתאימים, מה מקפיאים"..
נפרוש את האירועים והמשימות ונעזר בקריטריונים : קריטי, דחוף, חשוב לתיעדוף מתן מענה לעובדים לצד משימת קריטיות. חפשו את המשימות והחשובות ביותר מבין הדברים.
לאחר שמיפינו, פועלים בסדר עדיפות הבא:
01 דחופים וחשובים- לטיפול מידי, בקרה בטווחי זמן צמודים
02 דחופים ולא חשובים- לבדוק, אם הם לא חשובים מדוע הם יוצרים דחיפות כ"כ גדולה? ניתן להאציל סמכויות ולראות איך ניתן להיעזר בצוות אחר/ מיקור חוץ למילוי המשימה
03 חשובים ולא דחופים- ניתן לדחות
04 לא דחוף ולא חשוב- להוריד מסדר היום. לשים בבנק משימות לאחר חזרה לשגרה לבחינת רלוונטיות מחדש


תיעוד ניהול ורישום:

זה זמן מצוין לחזור פתקים: אין לנו כוונות לכסות את השולחן שלכם בפוסטיטים. אבל אנחנו נמצאם עכשיו במצב שבו דבר רודף דבר והאי סדר שולט וכל אמצעי ליצירת סדר יכול לעזור לניהול המשאב האנושי. למשל, לחזור ליוסי מחר בבוקר ולשאול מה נשמע, לוודא שקרן קיבלה את המענה ממשאבי אנוש וכו' וכו'.
גם רשימות יעבדו: (העיקר שלא תסמכו רק על הזיכרון, גם ככה המשאבים שלנו מוגבלים בזמן חירום)
נהלו מעקב שיאפשר לכם לתמוך בעובדים
צרו רשימה של עובדים שדיברתם איתם היום עם תזכורת להמשך תגובה.
שימו לפניכם רשימת אקסל של כל העובדים וודאו שאתם ממרקרים כל עובד שקיבל התייחסות מכם. זה יסב את תשומת הלב שלכם לכאלו שיש סיכוי שפספסתם אותם.


וכדאי לזכור, לפניכם ימים לא פשוטים. אין שחור ולבן, אין ברור, אין תשובות תמיד, אין נכון ואין לא נכון. יש רגעים טובים ויש רגעים קשים. לגיטימי להרגיש הכל והכל קורה בבת אחת.
בוסטר לחוסן האישי

מה יסייע לנו בפיתוח החוסן האישי שלנו בזמן שגרת חירום?
כלי שמאפשר לכם להבין את התחושות, וההתנהלות שלכם, לתת מתן מקום למגוון הרגשות והמחשבות, ובמקביל לצפות להזדמנויות עתידיות. כלי לשימוש אישי עבור המנהל או המנהלת שניתן ליישם אותו גם בשיחות האישיות עם הצוות.
פיתוח החוסן האישי שלכם מחזק אתכם ומקדם קבלת החלטות מהירה ויכולת הסתגלות – מיומנויות חיוניות בזמן שגרת חירום.
אנחנו ממליצים להקדיש זמן לכלי שיעזור ללמוד מהניסיון והתובנות של עצמך כדי להתמודד טוב יותר בשעת ניהול שגרת החירום.

