עקרונות לניהול השיחה האישית
מה העקרונות הפרקטיים שכדאי להכיר כדי לנהל שיחה אישית בצורה הטובה ביותר?
מה הדגשים החשובים והרכיבים שחשוב שיהיו חלק בכל שיחה אישית בזמן משבר?
חלק מההמלצות תקפות לקיום שיחות אישיות בכל עת.
בחרנו להביא אותן, כדי לכסות כל פן אפשרי שכדאי לחשוב עליו בניהול שיחה. כדי לתמוך בך ולהקל ולו במעט על העייפות המחשבתית בימים מאתגרים.
שיחה אישית בזמן חירום היא אמצעי עיקרי ומשמעותי לחזק את החוסן של העובדים כלים וידע מתאימים יאפשרו לנו להפוך אותה למשמעותית עבורנו ועבור העובדים
שיחה אישית בשעת חירום או משבר יכולים להיות אתגר ניהולי, אך עם ההכנה הנכונה וההתמקדות בדגשים שאספנו עבורך ממנהלים בארגונים מובילים, מחקרים ועוד, נוכל לסייע לך בניהול המלאכה המורכבת והחשובה של תמיכה בעובדים שלך בשעת חירום.
הוראות שימוש:
לקרוא לפחות פעם אחת לפחות בשלב "שגרת חירום".
זמן קריאה: עד 4 דקות כולל הכנת קפה כדי לנהל שיחה אישית שתעבור עבורכם, עבור האנשים וגם עבור המשימה הציוותית והארגונית.
הכנה:
שיחה אישית בחירום קודם כל קובעים ביומן.
רצוי להודיע על כך מראש לכל הצוות, ולשים ביומן שיחה קבועה לא ארוכה. אם אי אפשר פנים אל פנים, גם זום הולך.
חשוב לדבוק במחזוריות של השיחות האלה, כדי לייצר תחושה של קצב ותנועה, וכדי להוות מעין 'עוגן' בהתנהלות היומיומית שיכולה להיות כאוטית.
סטינג:
צרו מרחב בטוח לשיחות אישיות:
-
בחרו חדר שקט ונעים, מרוחק מהרעשים והפרעות.
-
הימנע מחדרי ישיבות גדולים ורשמיים מדי
-
הימנעו ממחסומים פיזיים שולחנות, מחשבים או כל מחסום אחר ביניכם יכול להקשות על האינטימיות. העדיפו לשבת בכורסאות או ספות נוחות.
-
ודאו שהחדר/פינה נגישים לכולם, כולל למי שמתקשה בניידות או עם מוגבלויות אחרות.
-
כוסות מים וכיבוד קל וניירות טישו יכולים לתרום לאווירה נינוחה יותר.
-
הימנעו מתאורה חזקה מדי או מטרידה. הוסיפו שילוט "אנא לא להפריע" : כדי למנוע הפרעות במהלך השיחה האישית.
-
עדכנו עובדים נוספים שאתם לא זמינים כרגע ודאגו אם אפשר למישהו שיוכל לתת מענה במקומכם כדי לצמצם סיכוי להפרעות.
-
היו קשובים להעדפות העובדים ודאגו לוודא שהסטינג מתאים גם עבורם.
תקשורת:
הקפידו לעסוק הן בצד האישי-רגשי, והן בצד המשימתי.
התעניינו בשלום העובד ומשפחתו, תנו לו מקום לבטא את חששותיו – פשוט תקשיבו במידת האפשר, הביעו אמפתיה ותמיכה. זכרו שמדובר במצב קשה ומלחיץ, וכל אחד מתמודד איתו בצורה שונה
תגובה אמפתית מצד המנהלים ויכולת התאמה למצב המיוחד, הפגנת אמפתיה וחמלה לאחר האירוע טראומטי, משפיעות בצורה ישירה על שביעות רצון מהעבודה על פי מחקרים ועשויות להיות משמעותיות בהשפעה על שחיקה בהמשכו של מצב החירום.
בחנו בזהירות מה המידה בה יכול לבצע את המשימות, מה צריך מהמנהלים בזמן הקרוב, האם יש פעולות שירגיש רלוונטי ורוצה לעשות ולתרום .
יצירת משמעות:
קשר בין המשימה של העובד לתרומה לארגון ושימו דגש על המשמעות שיש לעבודתו בכלל ובפרט בשעת המשבר. יצירת תחושת מסוגלות באמצעות חשיבה משותפת על כלים להתמודדות ומתן מקום להביע רגשות הוא רכיב חשוב בשיחות האישיות במיוחד בזמן חירום.
הקשבה פעילה ואמפתית:
הקשבה צריכה להיות פעילה. תפקידה איננו לספק דווקא פתרונות מידיים, אלא לתת מקום ולהקשיב לצרכים של האחר, הרגשות שלו, הכאב והאבל איתו הוא מתמודד ולהכיר בהם.
איך עושים את זה?
-
תביעו עניין אמיתי וסקרנות
-
שמרו על קשר עין
-
אל תמהרו להגיב או להציע פתרונות- תנו להם את ההזדמנות להביע את רגשותיהם ולהבין אותם.
-
לפני שאתם ממהרים לתת צות זכרו כי לעיתים קרובות העובד יודע טוב מכולם מה יוכל לעזור להם שאלו בפשטות: כיצד אוכל לסייע?שאלו שאלות פתוחות והביעו עניין,
-
תנו תוקף לרגשות: הסבירו לעובדים שכל תחושה שלהם היא לגיטימית ונורמלית למצב לא נורמלי שאנו נמצאים בו עכשיו
-
סכמו את דברי הצד השני כדי לוודא שהבנתם, השהו שיפוטיות טבעית והיו סבלניים
-
נסו לחזור על הדברים בכדי שהם יבינו כי הקשבתם להם. לכם זה יסייע להיות קשובים ולצד השני יאפשר להבין שאתם איתם.
-
בואו בעצמכם פתוחים ופגיעים במידת האפשר –זה מייצר תחושת פתיחות גם בצד השני.
איך נכנס לנעליו של האחר? השתמשו בדמיון- לא תמיד נוכל ל״הרגיש״ את מה שחשים כל האנשים סביבנו. לכן, השתמשו בדמיון. גם לדמיין מה האחר מרגיש לדמיין מה עובר עליו, מה מניע אותו, מה הוא רואה מהזווית שלו. לדעת ולהכיר בכך שמאחורי כל אדם עומד סיפור, שלא תמיד גלוי וידוע לנו יסייע לנו אולי לשקול את תגובותינו אליו בצורה חיובית יותר לתת תחושה של הבנה והכנה.
זה יאפשר לכם להתחבר לעובדים בצורה טובה יותר, לפתח את מנגנון האמפתיה שלכם ולסייע לכם בסופו של דבר להכין את עצמכם טוב יותר לשיחות ולתת מענה טוב יותר לעובדים.