top of page

איך ננהל את השיחות האישיות בצוות בזמן חירום

כמה המלצות  חשובות לניהול ותיעדוף  שגרת השיחות האישיות בצוות : סוגי השיחות שמומלץ לקיים בכל שלב , משך ואופי השיחות. כדי לאפשר לך לנהל את משאבייך בצורה הטובה ביותר ממצב הכניסה למצב החירום עד למצב ניהול שגרת חירום.

בין השיחות האישיות:

חשוב לשמור על קשר אישי, שיחות מסדרון קצרות כל דבר שיאפשר תחושת במשכיות קשר אנושי ומענה לאתגרים ייחודיים. 

לאחר שסיימנו את סבב השיחות האישיות:

  • שיחה אחת או התעניינות אחת אינה מספיקה. זה הזמן לעקביות. 

  • אל תסתפקו בלשאול פעם אחת ולצאת ידי חובה. במיוחד בעת משבר, חשוב לחזור ולשאול ולקיים מעקב אחר מצב העובדים כדי להראות תמיכה שוטפת ולקבל עדכונים על מצבם. 

  • נהלו שיחה יומית טלפונית אישית/שיחת מסדרון  קצרה של כל מנהל/ת עם כל אחד מחברי הצוות לפחות בימים הראשונים של מצב החירום.

  • שיחה שכוללת רק התעניינות אישית ומעבירה את המסר- "אני רואה אותך". לא להסס לשאול מתוך אכפתיות והתעניינות אמיתיים. אנשים זקוקים , לתחושה שלמישהו אכפת מהם כבני אדם במיוחד במצב זה.

מומלץ לקרוא עקרונות בזמן הערכות לניהול שיחות אישיות  אלה לצד מיפוי מצב הצוות  על מנת להצליח לנהל את  התהליך בצורה המיטבית.

זמן קריאה: 3.5 דק'

מיד עם הכניסה מצב החירום:

  • ננהל שיחות שיחות קצרות וממוקדות  חיזוק הכוחות ותחושת מסוגלות העובד קריטית.  במיוחד בשלב זה, חיוני שהמנהל הישיר, הגורם העיקרי עבור העובד בשגרה ינהל אתו שיחה ראשונית  כחלק משמירה מעל רציפות תפקודית של העובד ושל הארגון. חשוב מאוד שתתאמו שיחה אישית עם כל עובד בנפרד.

  • חשובה יצירת קשר פרואקטיבית עם כל עובד ועובד - גם אלו שבבית עם עדיפות למפגש אישי ככל שניתן במסגרת המגבלות. 

  • חשוב שנדבר עם כולם. נתחיל בשיחה אישית קצרה שנועדה לסייע לעובד לאוורר , לקבל מקום לביטוי האישי. מטרת השיחה היא לאפשר לפרוק את תחושת החרדה והבלבול,   להקשיב לעובדים, להבין את קשייהם ולספק להם תמיכה ראשונית. 

  • בשלב זה, מומלץ לקיים שיחה קצרה, פנים אל פנים או בזום, לבירור מה נשמע ולמעקב אחר המשימות.
    אחת לשבוע לפחות.

קשר עם עובדים במצב מיוחד – צריך להיות הדוק יותר. מטרות השיחות אתן הן שמירה על קשר, בירור צרכים ותמיכה – במקרי טראומה, אובדן ומצבי קיצון אחרים. שיחות אלה יש לקיים אחת למספר ימים. 

זיהוי מקרי קיצון: במקרים ואתם מזהים חוסר תפקוד מתמשך ומצוקה, העזרו בגורמים מטפלים  או צוות מקצועי 

עובדים השרויים בחרדה והעדר תפקוד צריכים להיות מועברים לקבלת סיוע נפשי מקצועי כדי להימנע מיצירת עומס רגשי עליכם.

 

שימו לב שבמידה שישנם עובדים שנפגעו בעצמם או שיש להם נפגעים במעגל הקרוב אליהם מהלחימה, או לחילופין הינכם מזהים עובדים​ אשר מתקשים לתפקד באופן החורג מתגובה רגילה למשבר, עיבוד הטראומה צריך להיות באופן מקצועי על ידי מטפלים מומחים מיוחדים.

 

עזרו לעובדים אלו להגיע למשאבי התמיכה הרלוונטיים או סייעו להם בעזרה כלכלית לצרוך שירות זה במידת הצורך.

בשלב מאוחר יותר של מצב החירום - מצב שגרת החירום

ננהל שיחות מעקב ומיפוי צרכים ראשונית. אלו יכולות להיות שיחות ארוכות וקשובות יותר. (החל מהשבוע השני לערך).

מה עלינו לברר בשיחות אלה?

  • מהם הקשיים המרכזיים של כל עובד ברמה הפרטנית

  • לקבל תמונת מצב כללית במושגים של פניות וזמינות לעבודה ברמת הצוות על מנת להקצות/ להסיט את המשאבים בהתאם ולווסת את עומסי העבודה

  • איך העובד שלנו הגיב למצב החירום הנוכחי ואיך כדאי לנו לפנות אליו

  • לגבש המלצה לניהול 

  • להשתדל ולשאול שאלות פתוחות, להקשיב ולא לברוח לפתרונות מידיים. חשוב בשיחה להעביר את המסר שהעובד לא לבד, אנחנו איתך – יצירת קשר אנושי. מענה לאתגרים ייחודיים  בסוף השיחה להזמין את העובד ליצור איתכם קשר מתי שמרגיש צורך

  •  במהלך קיום השיחות האישיות נמלא את טבלת המיפוי על מנת שנוכל ליצור  תמונה  מלאה ומקיפה ביותר על הצוות. מומלץ לעדכן קובץ זה באופן שוטף .

  • בטבלת המיפוי נתעד את השיחות ונסמן – עם מי ניהלנו שיחה בטבלת מיפוי. זה יאפשר לנו למפות את מצב הצוות ואת  משימות ההמשך  שלנו יש בעקבו השיחות. 

  • בעזרת השיחות  נשלים את המיפוי בכדי לזהות עובדים במצבי דחק/ מצוקה גדולים יותר.

בשגרת חירום,  תדירות השיחות יכולה לרדת לפעם בשבועיים - שלושה שבועות- חודש וחצי (על פי המצב בארגון והמצב האישי של כל אחד ואחת) . בשלב זה, נכון גם להתחיל להתייחס למשימות האישיות והארגוניות בשיחות.

שימו לב שגם אם הארגון כולו "עובר שלב" במהלך המשבר,   חלק מהעובדים עשויים לא "ליישר קו" עם המעבר ובשל נסיבות אישיות או מקצועיות עדיין זקוקים לשיחות אישיות בתדירות גבוהה יותר. 

במידה ולא חל שינוי או שיפור,   ואתם חשים שעובד אינו מצליח לתפקד,  כדאי לשקול התערבות של צוות מקצועי.

קחו את זה בחשבון כשאתם מתכננים שיחה והתאימו את מטרות השיחה והשאלה לשיחה שלפניכם.

תדירות מומלצת:

  • תדירות השיחות תלויה באופי החירום ובמידת חומרתו.

  • במצבי חירום חמורים, מומלץ לקיים שיחות אישיות עם כל עובד לפחות פעם אחת ביום.

  • במצבים פחות חמורים, ניתן לקיים שיחות אישיות פעם בשבוע או לפי הצורך.

בנוסף לקריטריונים אלו, חשוב להשתמש בשיקול דעת ורגישות בתכנון  השיחות האישיות באופן המתאים ביותר לצוות שלך.

לקריאה "עקרונות לניהול השיחה האישית"

bottom of page