top of page

כניסת הארגון למצב משבר

כיצד נתנהל בנקודת הכניסה למצב משברי ? מה ביכולתנו לעשות בנקודת הכניסה למצב החירום, הכוללת את הימים הראשונים עד כשבוע – שבועיים מפרוץ מצב החירום?

 

מצב משברי הוא מצב שיכול להתרחש בארגון בשל מצב חירום מדיני, מצב שינוי ארגוני, או כל אירוע שובר שגרה משמעותי בו מופר הרצף התפקודי.

  • זמן המאופיין  בתגובתיות ובאתגר גדול סביב פרואקטיביות או יוזמה

  • פעולות אוטומטיות של הפרט והארגון

  • ואקום ביחס למתווה עבודה יעיל , חוסר ודאות רב

  •  בלבול, כאוס, אי וודאות, חרדה והלם

  • יכולת לקבלת החלטות בסיסיות, אינטואיטיביות ותחת ולחצים מיידים שמופעלים

  • התייחסות לתגובה מיידית ראשונית

  • רמיסת שגרות עבודה

  • חזרה לבסיס ולחיפוש תחושת ביטחון  

  • תחושת הישרדות כללית 

  • קטיעת רצפים קוגניטיבי, תפקודי, מנהיגותי וחברתי-רגשי

כאן נוכל לראות את התסמינים שנזהה בצוות ובארגון בתחילתו של מצב משבר. כל אחד מהתסמינים נחשב "נורמלי" במצב זה.

מתחילים בזיהוי

מה התסמינים שנזהה בארגון שלנו בכניסה למצב משבר?

כניסה למצב המשבר זו לרוב זמן בו  אנחנו  עדיין לא מעכלים את המצב אליו נכנסנו וחסרה לנו יכולת התפיסה וההבנה מה גודל האירוע, ההשלכות על האנשים ועל יכולת התפקוד. זהו מצב שובר שגרה המתאפיין בקטיעה של הרצף התפקודי.

פעולות מומלצות בכניסה למצב חירום

סדרת הפעולות המומלצת נועדה להעביר מסר המרכזי : בתוך כל אי הוודאות, הארגון מהווה  עוגן יציב בתוך המציאות הכאוטית ושהמנהלים ואנשי הצוות נמצאים שם עבור העובדים. 

מה המשימה המרכזיות שלנו בשלב זה?

להגיש עזרה ראשונה

​ייצוב והבנה של חומרת המצב והאופן בו הוא בא לידי ביטוי בארגון- פרט וצוות. הגשת מענה ראשוני חירום. 

( ננהג במצב הכניסה למצב חירום  בדומה לכניסה לחדר מיון )

זמן הכניסה למשבר דורש מאיתנו התייחסות לעובד שמולנו על כל תחומיי האחריות שלו שמחזיק- אבא, בן זוג, פרט, אמא , אחות וכו' הדגש הוא על ניהול העובד ברמה האישית- רגשית.

זה לא אומר שאנחנו מייצרים פתרונות בשלב זה , אלא דואגים ליצור קשר ולתת תחושת נוכחות ובטחון. 

בשלב זה נתמקד ב:

  • הבנה-  מה נדרש מאיתנו כמנהלים במצב החדש ? הפנמה ראשונית של המצב החדש-  נכנסנו למצב משבר! בו המשימה המרכזית שלנו עכשיו היא לנהל את המשאב האנושי לפני שאנחנו מנהלים את המשימה

  • יצירת  תמונת מצב ארגונית למצב החירום : מה קורה בכל אחת מהגזרות

  • עיסוק פנימה ב"ייצוב הבית" ופחות עם הפנים החוצה : ייצוב ראשוני של המצב

  • מענים מידיים לצרכים הדחופים של העובדים , הצוות והמנהלים 

  • יצירת תקשורת ובהירות כלשהי לפרט

  • חוסן אישי של הפרט

פעולה 1- בדיקת דופק  יצירת קשר ראשוני עם הצוות כולו.

נבדוק (אנחנו או איש צוות מטעמנו) : 

​

  •  מה מצב התפקוד בו נמצאים כל אחד מאנשי הצוות

  • האם אנחנו מזהים מקרי קיצון הדורשים התערבות מיידית?    

מטרתכם היא ליצור קשר עם כל אחד מהעובדים במהירות האפשרית, לקבל תמונת מצב עדכנית ביותר עליהם ועל המציאות בה הם נמצאים, ולנסות לייצר תחושת ודאות במידת האפשר.

פעולה 2- ניקח מדדים

אחרי שערכנו בדיקה ראשונית ולפני שאנחנו בוחרים מה סדר הפעולות הרצוי, ניקח מדדים:  איסוף נתונים שוטף ועדכון תמונת המצב לשם יצירת תמונת מצב ארגונית הנדרשת לטובת ההישרדות.

 

 

 

 

 

נרצה להבין מה ההשלכות של מצב החירום על הצוות:

​

  • מה מצב התפקוד בו נמצאים כל אחד מאנשי הצוות

  • הם אנחנו מזהים מקרי קיצון הדורשים התערבות מיידית?    

  • להבין את הצרכים הקריטיים של כל אחד מאנשי הצוות  

  • מה המשאבים הזמינים עבורנו

חשוב לזכור, אנחנו בראשיתו של המצב, בפרק הזמן הסמוך ביותר לאירוע שיצר את מצב החירום.

נק' הזמן הזו קריטית להבנה וייצוב ראשוני של המצב כדי שנוכל לנהל אותו בהמשך.

פעולה 3: תיעדוף

לאחר שאספנו נתונים, נוכל  לתעדף את המשימות השונות. 

01   נתחיל מפעולות שיאפשרו לנהל את כל המידע ,המשימות והעומס בשלב בזה - יצירת טבלת אנשי קשר, טבלה ומיון של משימות.   

​

02   נמשיך בבדיקה האם יש מקרי קיצון שנדרשים לעזרה או התערבות דחופה ומיידית. 

​

03 נשאל את עצמנו איפה אנחנו מזהים נקודות תורפה בצוות כולו והאם נדרש לכך פתרון אישי או צוותי? 

​​​

​

​

​

​

 

04 נשאל את עצמנו: מהן המשימות הדחופות והחשובות ביותר שעדיין רלוונטיות בזמן כניסה למשבר. חשוב לתעדף מתן מענה לעובדים לצד משימת קריטיות.  נסו לחשוב על כך יחד עם הצוות המוביל.

​

05 מפו את אנשי הצוות שחשוב ודחוף ליצור איתם קשר בתדירות גבוהה יותר בימים הראשונים של המשבר . דאגו לשוחח אתם בימים הראשונים - שיחת פריקה ראשונה כחלק מעזרה במיפוי.

​

נוכל להיעזר במי שאנחנו מזהים שנמצא ברמת תפקוד גבוהה בביצוע שיחות אלו.

חשוב: עבדו בשיתוף פעולה עם ההנהלה- עדכנו אותה באופן שוטף במצב המחלקה ובקשיים שעולים. שתפו פעולה עם גורמים אחרים בבית החולים, כמו צוותי רפואה, ביטחון ורווחה.

פעולה 4: תקשורת רציפה ומפגשים עם הצוות

  • קיימו מפגשי צוות קצרים

  • הגדירו עבור כל אדם בצוות עם מי הוא יכול להיות בקשר בנוסף למנהל הישיר 

  • מפו את הגורמים שיכולים לסייע לכם בהתמודדות עם המצב: גורמי רווחה, ביטחון, ארגונים שאנחנו עובדים אתם?

הקפידו על עדכונים שוטפים:

דאגו לעדכן את העובדים בתדירות גבוהה ככל האפשר – בכל פעם שחל שינוי במידע קריטי בזמן הכניסה למצב החירום : ​

​

  • האם מגיעים לעבודה?

  • האם יש אישור לעבודה מהבית?

  • מי מרכז פניות מיוחדות?

  • למי ניתן לפנות מלבד המנהל/ת?

  • מי אחראי לעדכן בשינויים או התפתחויות? 

פעולות ליישום מהשבוע שני של המשבר: 

פעולות ליישום מהשבוע שני של המשבר: 

כל הפעולות וההנחיות המובאות בחלק זה מומלצות  ליישום בשלב זה של המשבר.

 עלינו להגדיר את התעדוף והמינון המומלץ עבורנו, בהתאם למצב החירום הרלוונטי והמשאבים העומדים לרשותנו. כמו כן,  ליצור את המסגרות או הריטאולים גם בזמן כניסה למצב חירום שיאפשרו קיום של ההמלצות.

בזמן משבר ובכלל, חשוב שלא יהיה פער בין הפעולות שאנחנו מצהירים עליהן בפני הצוות לבין מה שנעשה בפועל. המחויבות שלנו היא כפולה: מחויבות כלפי הצוות וכלפינו.

​

כל מה שנבחר לעשות, וההתנהגות והאמירות שלנו כלפי הצוות יתוו את הדרך, ישפיעו על האופן בו יבחרו להתנהג או לשתף פעולה ועל יצרת האמון והוודאות והבטחון בצוות. 

אחרי התיעדוף: נגיש עזרה ראשונה בהתאם לסדר שיצרנו.

איפה שאפשר- נחליט על חלוקת עומס העבודה בינינו לבין צוות מנהל או צוות מוביל.

פרט

צוות

המשך לקריאה על "ניהול שגרת חירום"

מנהל

bottom of page