עקרונות לניהול ישיבת צוות
מה חשוב לדעת על ישיבת צוות בזמן משבר? מה העקרונות החשובים שיעזרו לנו לנהל ישיבה אפקטיבית?
תיכנון וניהול ישיבות צוות בשעת חירום או משבר יכולים להיות אתגר ניהולי, כאן ניתו למצוא דגשים חשובים שיסייעו להפוך את הישיבה לכלי עבודה שתומך בצוות שלך והופך את הישיבה לכלי משמעותי בבניית חוסן.
חלק מההמלצות תקפות לניהול ישיבות צוות בכל עת.
עשה ואל תעשה בישיבת צוות
הוראות שימוש:
מומלץ לקרוא פעם אחת לפחות במידה ואתם בשלב של שגרת חירום כהכנה לישיבת צוות.
בחרנו להביא עקרונות המתייחסים לכל פן אפשרי שכדאי לחשוב עליו בניהול הישיבה כדי לתמוך בך ולהקל ולו מעט בעייפות המחשבתית בימים מאתגרים של המצב המשברי.
זמן קריאה: כ- 6 דקות כולל הכנת קפה כדי לנהל ישיבה שעבוד עבורכם, עבור האנשים וגם עבור המשימה הצוו תית והארגונית.
הכנה לישיבת צוות
קח זמן לתכנון:
כל ישיבה מתחילה בהכנה
השקעה של כ- 15 דק' חשיבה באמצעות הצ'ק ליסט שתמצא בהמשך יאפשרו לך ניהול ישיבה פרודקטיבית יותר.
הקדישו זמן להבין את מצב הצוות שלכם ולהעריך את מצב החירום או המשבר בו אתם נמצאים להכין חומרים ולחשוב על השאלות שאתם רוצים לשאול.
תכנון המבנה, המטרה וההיקף של הפגישה שלך לא רק עוזר לך להבין את הערך שהיא יכולה לספק אלא גם עוזר לך בהובלת ישיבת הצוות.
הפיצו את סדר היום שלכם לקראת הפגישה
כדי לתת לצוות שלך זמן להתכונן וכדי להבטיח פגישה פרודוקטיבית. אם אתם דנים בנושאים מורכבים חשיבה מוקדמת של המשתתפים, תסייע גם בניהול הפגישה ותתרום גם לתחושת המוכנות של המשתתפים ולאפקטיביות הפגישה.
וודאו שאתם מגדירים לצוות מה הציפיות הברורות מהפגישה. למשל:
-
האם ומה הם צריכים להכין מה בדיוק אתה מצפה מהם במהלך הפגישה?
-
האם הם צריכים להביא ציוד או חומרים?
-
האם יש משימות מקדימות כלשהן ?
-
האם אתה צריך שהם יבדקו מסמך או מוצר לפני ההשתתפות?
-
האם יש מידע כלשהו שעליהם לאסוף ?
את הדגשים מומלץ לשלוח בזימון/במייל לפני הישיבה.
קבעו לוח זמנים והיצמדו אליו במידת האפשר
קביעת שגרה היא נהדרת כדי להבטיח שהצוות שלך יזכור להשתתף ולהתחיל להרגל לבדוק את סדר היום ולבצע עבודת הכנה. קבע לוח זמנים כך שהצוות שלך יוכל לתכנן סביב העבודה שלהם סביב הפגישה ולהיות הכי פרודוקטיבי.
תדירות
המחזוריות חשובה. במיוחד בשעת חירום
נסו ליצור שגרה קבועה במידת האפשר – זמן ומקום קבועים.
את ישיבות הצוות כדאי לקבוע מראש, במידת האפשר ביום ובשעה קבועים, רצוי אחת לשבוע לפחות. הסיבה היא שמחזוריות יכולה להעניק תחושה של יציבות או של מעט שגרה בתוך הכאוס.
מומלץ לקיים ישיבות תכופות יותר וקצרות יותר מאשר בימים שלפני המשבר כדי לתת מענה לשינויים התכופים ולטווח הקשב הקטן
כדי שנוכל להישאר מעודכנות בשינויים הרבים, למצוא פתרונות לבעיות משותפות ולתמוך זו בזו בעת הקשה.
אם הצוות ממשיך להגיע למשרד, ניתן לקיים ישיבה יומית קצרצרה בתחילתו של המשבר מידי יום עד אשר מרגישים שקצב השינויים והעדכונים פוחת – הן מצד האנשים והן מצד הארגון ושאתם מתחילים להיכנס למצב "שגרתי" יותר.
במקום לקיים רק ישיבה בת שעה וחצי אחת לשבוע כדאי להוסיף עוד ישיבה קצרה יותר של חצי שעה באמצע השבוע.
משך הישיבה:
בתחילת המשבר:
כמה שיותר קצר וממוקד.
הצוות שלכם עלול להיות מודאג או עייף לכן היו קצרים ופשוטים. והקפידו שהישיבה שלכם תהיה קצרה ופשוטה.
דאגו להתחיל ולסיים את הפגישה בזמן.
הגדירו מראש כמה זמן ברצונכם להקדיש לכל אחד מחלקי הישיבה וכמה זמן יש לאיסוף התגובות.
הגדירו בשביל מה אתם אוספים אנשים - הזמן שלהם יקר כמו של כל אחד ואם הם חושבים שזה בזבוז זמן, זה יעבוד נגדכם .
מטרות הישיבה ובחירת משתתפים
ודאו שהמטרה ואופי הישיבה ברורים לכולם ושהם תורמים להתמודדות עם האירוע או המצב בו נמצא הצוות.
כשאנחנו מגדירים את מטרות הפגישה והנושאים שיעלו – העדיפות היא להשתמש בשפה ממוקדת תוצאה. לדוגמה, השתמשו ב: "נגדיר" במקום ב"נחשף" או "נקבל החלטה" במקום "נקיים דיון". ציון מטרות המפגש והנושאים מאפשרים למשתתפים להתמקד, ועוזרים למנחה לעצור דיונים מרתקים אך שוליים שמתפתחים כמעט בכל ישיבה.
אם אין לכם סיבה מספיק טובה לאסוף את האנשים יכול להיות שאין צורך בקיום של ישיבת צוות.
אם לפגישה אין ערך או מטרה ברורה , או שאתם מבינים שיש פלטפורמה אחרת מתאימה באותה מידה להשיג את המטרה כדאי באמת לשאול האם הפגישה צריכה להתקיים בכלל.
המלצות למהלך הישיבה
בחרו בקפידה מי צריך להשתתף:
אם אתם מנהלים ישיבה המיועדת לבעלי עניין בנושא מסוים או מתמקדת בתחום מסוים. חשבו מי יכול לקבל ולתת למפגש ערך. על מי זה משפיע ולמי יש מה לתרום.
אם אתם עורכים פגישות צוות מרובות, שקלו אם ניתן לתמצת אותן, להפוך אותן לרזות יותר או שניתן להחליף את חלקן בכלים מקוונים משותפים. עייפות פגישות היא אמיתית מאוד ומספר גדול מידי של פגישות יכולה רק להפחית את הפרודוקטיביות ולהביא לשחיקת הצוות
חזרו תמיד למטרה כדי להחליט ולמנוע תסכול של משתתפים הנמצאים בפגישה שאין להם ממה ללמוד או להוסיף אליה.
תתעדו:
לפני המפגש או בתחילתו חשוב למנות איש או אשת צוות שיסכמו את ההחלטות והרעיונות שעולים בפגישה. בנוסף כדאי להשתמש במהלך הישיבה בלוח מחיק ואפשר גם בפתקיות דביקות, כאשר רוצים לתת מקום לכל אחד מהמשתתפים.
סיימתם את הישיבה מוקדם?
מצוין, במקום משפט כמו: "הרווחנו זמן" , בחרו באמירה שנותנת תחושה טובה לכל המשתתפים כמו : "תודה לכול על המשתתפים על ישיבה אפקטיבית במיוחד".
יצירת אקלים תומך:
לחץ וחרדה הם טבעיים בחירום. עודד שיתוף רגשות, הקשבה הדדית ותמיכה בין חברי הצוות. ( לחצו כאן לעוד על תקשורת בזמן חירום ועל כלים שיתמכו בכם בכך)
הקפידו על תקשורת ברורה ישירה ומדויקת במיוחד עכשיו: העבירו מידע רלוונטי ועדכני באופן ברור, תמציתי ותוך שימוש בשפה פשוטה.
חשוב לתת אפשרות בישיבות הצוות לביטוי של ברגשות במצבי משבר . דווקא ברגעים בהם אנשי הצוות חשים קושי רגשי או מנטלי, נכון כן לשאול ולתת אפשרות לביטוי ממוסגר של רגשות ותחושות.
איך נעשה זאת? נגדיר : בחצי השעה הקרובה/רבע השעה קרובה נעסוק בנושא...נדבר על...כל אחד יוכל לשתף בקושי שלו...
הביטוי מתחיל ונגמר בפרק זמן מסוים ובסיומו חוזרים לסדר היום. זה מאפשר לשחרר מתח, ולפנות את עצמנו לנושאים נוספים.
כל ביטוי של רגש מסייע בבניית חוסן , מסייע לעובדים להתמודד עם ההצפה הרגשית ומאפשר להם אט אט (כל עובד בקצב שלו) לתפקד בצורה טובה יותר.
איך נגיב בישיבת הצוות לשיח הרגשי?
לא ננסה: להגיב בניסיון לפתור, בניסיון לייפות לעדן את הסיטואציה שהעובדים בחרו לשתף או למצוא את החלק הטוב בסיפור הקשה - תגובות המובילות לתחושת בדידות מול הקושי ולחוסר רצון לשתף שוב.
איך נגיב ? באמפטיה
אמפטיה מזינה את קשר-
מאפשרת מקום לסקרנות, למנעד הרגשות לקבל מקום ללא שיפוטיות וזה גורם לנו להרגיש יחד ומוריד את רמת הכאב.
בדרך כלל תגובה כמו "אני לא יודעת מה להגיד, תודה ששיתפת אותי" יוצרת חיבור וקשר ופניות רגשית אצל העובדים להמשיך בעשייה הרבה. רונית הערות
כשאנחנו מקיימים דיון מסוג זה בצוות ניתן לסייע לעובדים ולהגדיר קווים מנחים אלה לניהול השיח בישיבה.
גמישות והתאמה:
אירועים חירום יכולים להיות דינמיים. אם יש צורך, התאימו את תוכנית הישיבה , המיקום והעיתוי בהתאם להתפתחויות.
ישיבת צוות היא גם המקום לשים לב להתנהלות של כל אחד מאנשי הצוות בזמן חירום: אם שמתם לב שמישהו לא השתתף למרות המאמצים שלכם, היה מחוץ לקבוצה, מסוגר במיוחד או שזיהיתם שינוי בהתנהלות, כדאי לשקול לקבוע שיחה אישית כדי לשמוע איך היה במפגש ולברר מה הסיבה להתנהלות.
היו זמינים לאחר הישיבה. הצוות שלכם עשוי להזדקק לתמיכה או הנחיות נוספות לאחר הישיבה. הקפידו להיות זמינים עבורם. ספרו להם מה מסגרות הזמן בהם תוכלו להתפנות אליהם צורה חופשית – הגדירו שעות קבלה במידת האפשר.
הנעה לפעולה -
לאחר הישיבה הכניסו ליומנים את מועדי ביצוע ההחלטות או את מועדי הדיווח שהובטחו ועקבו אחריהם. חשוב שתפרטו את המשימות לצעדים, ושתגדירו מועדי ביצוע. שייכו משימות לאנשי הצוות ותבקשו לקבל עדכונים.