פעולות וצעדים בכניסה למצב חירום עבור צוות העובדים
בשלב זה, צוות העובדים זקוק מאיתנו לדאגה , תקשורת ברורה של המצב אליו נכנסו ויצירת וודאות מקסימלית ככל האפשר. מעל הכול, משימתנו היא היא ביסוס תחושה של נוכחות ומנהיגות בשעת חירום.
העקרונות לביסוס מערכת היחסים עם הצוות מתאימים גם לימי שגרה. למעשה, ככל שנקדים לייצר את מערכת היחסים הזו עם הצוות שלנו, כך ניצור קרקע טובה יותר לזמנים של משבר או קושי ונצליח לפתח בצורה טובה יותר את החוסן הארגוני.
ניהול התקשורת עם צוות העובדים
תקשורת יזומה, אמפטית והתעניינות בצוות שלנו עוזרת לנו לייצר ביטחון .
יצירת קשר, עידוד דיאלוג והעברת מידע באופן יזום הם מרכיבים חיוניים בניהול בעת משבר . כל המרכיבים הללו יחד,
תורמים לחיזוק חוסן ורציפות תפקודית של הצוות. מסייעים בביסוס האמון, ומסייעים לצוות בקבלת הכרה ותמיכה.
איך אנחנו עושים זאת?
השתמשו בתקשורת שקופה:
עדכנו את העובדים באופן שוטף במצב ובהערכה שלכם את חומרת ואופי המצב, ובפעולות שננקטות. שתפו אותם במידע רלוונטי ותהיו זמינים לשאלות במידת האפשר.
תקשרו גם את המהלכים שלכם:
עדכנו את צוות העובדים במהלכים . בין אם בישיבת צוות, הודעה או במייל על מהלכים ופעולותשעשיתם וכאלה שבכוונתכם לעשות.
במידה ורלוונטי לאופי המצב או לאופי הארגון, קיימו קשר עם משפחות העובדים:
עדכנו את משפחות העובדים במצב המחלקה ובפעולות שננקטות. שתפו אותם במידע רלוונטי ותהיו זמינים לשאלות.
חשוב לתת לגיטימציה לכל תגובה או התמודדות בתקשורת עם העובדים
גם אם היא שונה משלנו או מעוררת בנו מעט קושי. לתמוך, לגלות הבנה וגמישות. המשימה שלנו היא לשאול לשלום צוות העובדים, לזהות קושי או צרכים מיוחדים , לסייע להם ולהיות שם עבורם.
מתן מידע ויצירת ודאות
מצבי חירום יוצרים איום בשל תחושת חוסר שליטה. חלק מחוסר השליטה נעוץ בחוסר מידע ואי-ודאות. לכן, למידע עדכני יש משמעות עצומה בחיזוק תחושת החוסן ובשיפור יכולת ההתמודדות עם מצב החירום.
נסו ליצור איזושהי ודאות או לצמצם את אי הוודאות במידת האפשר . אנשי הצוות שלנו, כמהים לדעת מה הולך לקרות, מתי חוזרים לעבודה, מה יהיה עם הפרנסה שלהם ועוד ועוד. שתפו אותם בכל מה שניתן לשתף לגבי עתידם בנקודת הכניסה למשבר – זה ייצור קרקע טובה ובטוחה יותר לניהול מצב החירום בהמשך.
נסו לתקשר לעובדים כל פריט מידע שאתם יכולים להעביר הלאה: מסירת מידע חיונית בכמה רבדים ולא רק בפן הפונקציונלי של עדכון. מסירת מידע משרתת לפני הכל צורך בתקשורת עם העובדים. מסירת המידע מעידה על הכרה במצב העובדים והלחץ שנוצר כתוצאה מאי-ידיעה .
להגיד "אני לא יודע" זה סוג של ודאות. ודאות קטנה עדיפה על חוסר וודאות מוחלט: שתפו בדברים הקטנים שאתם כן יודעים. בתוך אי הוודאות הגדולה.
יש דברים שנראים קטנים אך יכולה להיות להם משמעות גדולה עבור הצוות.
למשל: שתפו שצוות אחד חזר לעבודה למרות שלא ידוע מתי השאר יחזרו ; ספרו כיצד הארגון נהג באירועים כאלה בעבר, למשל: "הארגון שמר על מדיניות שלא פוגעת בשכר העובדים בעת משבר-" אני מקווה שגם הפעם יהיה ככה " ...; "מחר צפויה להתקיים ישיבת הנהלה שתדון בנושא" , "תתאפשר עבודה מהבית"... ועוד.
תהליכים ושגרות עבודה:
בשלב זה של מצב החירום:
נשלח מייל יומי בשעה קבועה ביום כדי לייצר תחושת רציפות
נושאים אפשריים: השכר לא השתנה לאור המצב/ הנחייה חדשה מפיקוד העורף/ תקנות זכויות עובדים / מדיניות העבודה/ תרומה לקהילה / עדכונים עסקיים או ארגוניים / משאבים ארגוניים לשעת חירום/ הוקרה על הישגים או מאמץ מיוחד על אף המצב של פרטים או צוותים. אם אין מה לעדכן שולחים מייל ורושמים שנחזור להמשיך לעדכן מחר .
ישיבות תכופות:
יש חשיבות רבה למפגשי צוות קבועים
התכנסו מידי יומיים או שלושה לשיחה צוותית.
הקפידו שהפגישות יהיו בשעות קבועות ומעוגנות בלו״ז הארגוני.
היפגשו פנים מול פנים או בפלטפורמה דיגיטלית,