פעולות מומלצות בכניסה למצב שגרת חירום עבור העובד או עובדת
משבר משפיע על אנשים בדרכים שונות, וגם במצב שגרת החירום, נדרשת מאיתנו חמלה וגמישות ככל האפשר.
גם בזמן שנחשב "שגרה" לא כל העובדים מצליחים לעבוד באותה רמת יעילות היות וישנם גורמים רבים ושונים המשפיעים על העובד כגון צורך לדאוג לבני משפחה, שוני במרחבי העבודה והנגישות לטכנולוגיה. חלק מהעובדים שלנו אף עשויים לחוות את המצב עדיין כתחילתו של המשבר.
המשימה שלנו היא: להפעיל שיקול דעת כדי לשמור על האיזון העדין ועל החוסן האישי לצד הרציפות הארגונית והמשימה
איך נעשה זאת?
איך נעשה זאת?
קבעו שיחה אישית עם כל אחת ואחד מהעובדים
שיחה קצרה, פנים אל פנים או בזום, לבירור מה נשמע ולמעקב אחר המשימות, רצוי מול תוכנית עבודה. שיחה קצרה להתעניינות , שמירה על חיבור ותחושת דאגה.
לאחר המיפוי, החליטו על תדירות מומלצת לשיחות.
תזכורת: שיחה אחת או התעניינות אחת אינה מספיקה חשוב לחזור ולשאול ולקיים מעקב אחר מצב העובדים כדי להפגין תמיכה ולקבל עדכונים על מצבם מומלץ שאתם או הצוות המנהלת תקיימו שיחות טלפון תכופות וקצרות עם כל חברי הצוות.
עודדו את עובדי הארגון לשאול אחד את השני לשלומם על בסיס יומי. זכרו לשאול לשלומם של עובדים שבחרו לעבוד באופן מקוון. בנוסף, הקפידו על תקשורת עקבית גם עם אנשים שנפגעו באופן ישיר, או במעגל הקרוב אליהם, ממצב החירום..
שמרו על תקשורת פתוחה ונגישות לשאלות, חששות והצעות מהעובדים. תקשורת חופשית מגבירה תחושת שיתוף וקירבה.
ציפיות מותאמות– המשבר מציף הרבה רגשות, היו סובלניים לגבי תפקודו של העובד, עשו התאמות אם נדרש, תוך כדי תנועה. יש לא מעט עובדים מוצפים, כאובים ועצובים ואף יש המתמודדים עם דאגה עצומה ליקיריהם. אלה מובילים לירידה באיכות ובקצב העבודה. בשיחה האישית עם העובד, יש לברר את הפניות שיש לעבודה, כמה נכון לו לקחת על עצמו בעת הזו, היו קשובים לנאמר וכן לעשייה בפועל. עשו התאמות נדרשות תוך כדי תנועה.
הבעת חמלה, הקשבה וגמישות בהתנהלות ובציפיות, תאפשר לכל אחד להתמקד בטיפול באתגר המידי. זה יגביר את המוטיבציה, המחויבות ויחזק את המורל בקרב צוות העובדים בזמנים קשים אלו
כ- 15 דק' אחת לשבוע לפחות
הקפידו על קשר עם עובדים במצב מיוחד
שמירה על קשר, בירור צרכים ותמיכה – במקרי טראומה, אובדן ומצבי קיצון אחרים.
אחת למספר ימים
אדם מחפש משמעות
חלק מהדרך שלנו לבנות חוסן ורציפות תפקודית היא דרך הדגשת המשמעות והערך שיש לנו בזמן החירום.
משמעות נותנת לאנשים תחושת מטרה ותכלית בחיים. זה עוזר להם להרגיש מחוברים למשהו גדול יותר מעצמם, מה שיכול להועיל להם להתמודד עם קשיים ואתגרים.
"אנו תורמים ל..... לאיתנות המשק"
..."הלקוחות שלנו צריכים אותנו יותר תמיד"
"...המשפחה הזו לא יכלה לעבור את זה בלעדינו"
המגע האנושי ותשומת הלב שהקדשנו הפכו את"
..."החוויה הקשה לשונה
..."היית משמעותי מאוד"
למשל:
מה יעזור לנו לעשות את זה?
להבין מה חשוב לעובד בזמן זה ולדאוג שיש לכך ביטוי במשימות שלו.
משמעות
חזקו את תחושת החיוניות ודחפו קדימה לעבודה.
דווקא בתקופות כאלו כדאי להזכיר שאנחנו חשובים, חיוניים. גם כקולקטיב (החברה או הארגון) וגם כפרטים. "אתה חשוב ללקוח הזה כי...", "את חשובה לעובדת שלצידך ולצוות בכלל כי....". כשמישהו מרגיש חיוני המורל עולה ואיתו עולה גם הפרודוקטיביות. מדובר במעגל קסמים.
תחושת שליטה
אחת התחושות הקשות שאנחנו חשים בעת משבר זו תחושה של איבוד שליטה. התחושה שהכאוס חוגג ואני לא עושה עם זה כלום, שוברת את רוחנו וגורמת לנו לחרדות.
מצב של עשייה, הוא מצב הפוך מחוסר שליטה והוא יכול מאד להועיל לעובדים שלנו. זהו מי מבין העובדים זקוק לעשיה כדי להרגיש בשליטה, כדי להרגיש טוב ובחרו אתו ביחד משימה לביצוע.זה יכול להיות משימות מאד קטנות שנותנות תחושת משמעות והשפעה על המציאות.
למשל:
אחריות להוציא הודעת וואטספ לכל הצוות בסוף כל יום
'להיצמד' לאחד העובדים שעובר ימים קשים במיוחד ולהתקשר אליו בכל בוקר לשואל מה נשמע
יצירת רשימה של מקורות חיצוניים שיכולים לסייע לעובדים בארגון ועוד ועוד.
שימו לב במידה שישנם עובדים שנפגעו בעצמם או שיש להם נפגעים במעגל הקרוב אליהם , או לחילופין אתם מזהים עובדים אשר מתקשים לתפקד באופן החורג מתגובה רגילה למשבר, הליווי ועיבוד הטראומה צריך להיות באופן מקצועי על ידי מטפלים מומחים מיוחדים. עזרו לעובדים אלו להגיע למשאבי התמיכה הרלוונטיים או בחנו כיצד להם בעזרה כלכלית לצרוך שירות זה במידת הצורך.
גמישות
אפשרו זמני עבודה גמישים ומסגרות עבודה גמישות. התאימו את זמני העבודה לצרכים המשתנים של העובדים, כגון מתן אפשרות לעבודה מרחוק, החלפת משמרות או מתן חופשה במצבים מיוחדים.
בחנו חריגות זמניות מכללים ונהלים במקרים מיוחדים כגון כללי לבוש, זמני הפסקות ועוד.