פעולות מומלצות בכניסה למצב שגרת חירום עבור צוות
התפקיד שלנו בזמנים כאלה הוא ליצור עוגן של וודאות (במידת האפשר) בזמן שגרת החירום.
איך נעשה זאת?
ממשיכים במיפוי ולקיחת מדדים- ליצירת מפה של המצב בצוות.
נרצה להבין איפה כל אחד זקוק לנו או למענה חיצוני של הארגון
חשוב לעשות בירור ותיעוד מסודר – מה מצבו של כל עובד בארגון, מבחינה פיזית, רגשית, וצרכים מיוחדים. החלטה על פתרונות מערכתיים או פרסונליים בהתאם לצורך. בעזרת
הטבלה תסייע לנו לנהל את - השיחות האישיות והמעקב אחרי הצוות.
פעם אחת בכניסה לשגרת חירום + עדכון בהתאם לצורך או בשיחות אישיות
תהליכי ושגרות עבודה:
המשכיות חשובה במיוחד בעתות משבר. עלינו לשים לב שאנו מתאימים את השגרה המקצועית למקום הפיזי והנפשי בו נמצא העובד, לצרכים וליכולות המשתנים.
יש לקבוע שגרות כאלה בכל אחת מהרמות בהן אתם מתנהלים ובמקביל לזכור את מילות המפתח לתקופה- שגרה גמישה.
מה יסייע לנו ליצור שגרה גמישה?
-
להחליט מהן השגרות שיתמכו בצוות שלנו. למשל: ישיבות עדכון יומיות, שיחות התייעצות קבועות, פורום מוביל המתכנס אחת לשבוע הודעות קבועות בקבוצת וואטסאפ ועוד
-
ליידע את העובדים מהן השגרות עליהן החלטנו.
-
לייצר קביעות ושגרה באמצעות שגרות ניהוליות -לקבע כמה עוגנים במידת האפשר
-
לייצר חלוקת תפקידים מחודשת במקרה הצורך אם צריך והתאמת המבנה לסדר החדש
-
ריכוז מאמץ היכן שצריך והכשרות במידת הצורך
-
לא לחכות להתבססות תהליכי עבודה מותאמים- לבחון ולהתאים את השגרה החדשה תוך כדי עבודה.
-
השגרה צריכה לכלול קשר מתמשך עם אחרים, תוכנית פעולה, או רוטינה כלשהי.
-
חשוב לערוך תיאום ציפיות עם כל העובדים- איך עובדים עכשיו? מה חשוב עכשיו? מה לא עושים?
-
בחנו באיזה אופן אפשר לקצר תהליכים בירוקרטיים כדי לאפשר לקבלת החלטות ופעולות מהירות יותר
משימות ממוקדות לטווח קצר וחווית הצלחה – יש לתת לעובדים משימות מוגדרות וממוקדות לטווח הקצר (בין יום ל-3 ימים), במידה והעובד זקוק לכך, יש לפרק כל משימה, כך שהעובד יוכל לסמן לעצמו הצלחות קטנות בעת הזו. המיקוד של המשימות עוזר להתמודדות.
השתמשו בגמישות ככלי עבודה: אפשרו לעובדים לעבוד מהבית או בשעות גמישות, בהתאם לצורך במידת האפשר. גלו הבנה כלפי מי שצריך להיעדר מהעבודה מסיבות ביטחוניות או אישיות.
אחת לשבוע לפחות
קיום ישיבת צוות שבועית
ישיבה קבועה, שבה מעדכנים, מתעדכנים ומקדמים את העבודה, ומתאפשר זמן למפגש בין אישי.
למשל, ארוחת בוקר משותפת, זום חווייתי, או הליכה בחוץ.
אחת לשבוע - שבועיים
פעילות מלכדת או מפיגת מתח בזמן ישיבת צוות או בנוסף לה:
מסגרות זמן קבועות ופומביות
-
כדאי לסמן 2-3 משבצות זמן קבועות בשבוע שבו אתם נמצאים עבור העובדים אחת לשבוע - שבועיים.
-
משבצות זמן לפגישה של הצוות או לשיחות אחד על אחד. למשל לסגור משבצת בלו"ז יום א' ו-ג' בין השעה 10 ל- 11 זה אתם פותחים זום לשיחה משותפת לכל עובד שירצה להצטרף, או מסגרות קצרות יותר לשיחות אישיות. בזמן קבוע, ביום נתון.
-
מסגרות הזמן עוזרות לוודאות ונותנות לעובדים סוג של סמן חיובי שצפוי לקרות בזמן הקרוב. זה לא מחליף את השיחות הספונטניות שחשוב שימשיכו להתקיים.
-
כדאי- פרסמו את המשבצות האלו ותודיעו שאתם תהיו שם, גם אם אף אחד לא יגיע. מומלץ גם להגביר את הנוכחות של ההנהלה הבכירה בשטח.
תקשור השינויים, התאמת השירותים והפעילות או כל מידע רלוונטי לעובדים
-
העברת מידע על השפעת החירום על הארגון מבחינת פעילות אחת לשבוע לפחות:
-
מסירת המידע צריכה לעסוק במצב הארגון, דרכי התמודדותו, ותוכניותיו קדימה
-
מידע על מדיניות הארגון, מצבו, נתונים על פעילות הכנסות במידה ורלוונטי כל מה שניתן לשתף ורצוי גם לחזור על מסרים.
איך? באימייל קבוע, או בארגונים קטנים – וואטסאפ או שיחה.
יצירת שגרות תקשורת יומיות/ דו יומית
-
תקשורת כנה ופתוחה ותדירה תומכת ביצירת שגרות וודאות עבור העובדים
-
תקשורת ברורה אודות החלטות ארגוניות, ליווי העובדים ביישום ומימוש החלטות )שינויים/חילופי תפקידים(, מסייעת ליצור חווית של רציפות תפקודית ומשמעותית מאוד ביצירת חוסן.
-
מצב החירום יוצר בקרב העובדים חרדה גם בפן הכלכלי-תעסוקתי, ולכן חשוב לעדכן גם במצב הארגון והאופן בן המשבר או מצב חירום השפיעו על הארגון כולו והאם יש השלכות צפויות לכך.
-
חשוב לדבר ולשתף בכל דבר עתידי נראה לעין שאפשר לחלוק עם העובדים ולתקשר בצורה ישירה מסרים המגיעים גם מההנהלה הבכירה כדי להוסיף וודאות לעניין.
ניהול תקשורת פתוחה ורצופה עם העובדים
ברגעי משבר, הצוות שלכם, בדיוק כמוכם, מחפשים אוזן קשבת. מישהו שיקשיב להם, שיבין אותם.
הרבה פעמים אנחנו מפחדים מהמפגשים האישיים עם העובדים. מה נגיד להם? גם לנו אין תשובות, מה נעשה עם מה שהם ישתפו? ועוד. השאלות האלו מטרידות. אבל הדבר המרכזי שכדאי לעשות זה פשוט להקשיב.
-
לא לתת תשובות אם אין
-
לא לייעץ, לא להסביר
-
לא לפתור ולא להנחות
-
פשוט להקשיב.
-
לתת להם לסיים משפטים, לא לחשוב על העצה בראש בזמן שהעובד משתף אותנו, תהיו איתם כאן ועכשיו.
הקשבה מלאה מעצימה את השיח, מאפשרת לעובדים לשחרר ובעיקר גורמת לעובד להרגיש שיש מי שרואה אותו ואת המצוקה שלו גם אם אין לנו תשובות.
חשוב ליצור הזדמנויות לעבודה משותפת גם עבור העובדים: אם אפשר, נסו ליצור קהילה
כדאי לעודד לעבוד יחד בזוגות/ שלשות צוותים קטנים, כל עוד יהיה להם קל להסתנכרן והיתרונות של המהלך יעלו על החסרונות.
מציאות חדשה, מצריכה מאיתנו חוזה ציפיות חדש מול עובדים שונים.
גמישות ופתיחות תוך סיכום גבולות ברורים - זה כולל גם את המקומות בהם אתם יכולים לגלות גמישות ופתיחות . חשוב שכולם יבינו את סדרי העדיפות, מה התפקיד והאחריות שלהם.
חיזוק תחושת משמעות בזמן שגרת חירום
חלק מהכלים העומדים לרשותו בבניית החוסן הצוותי והרציפות התפקודית היא הדגשת המשמעות והערך שיש לכל אחד מאנשי הצוות בזמן המשבר או החירום. משמעות נותנת לאנשים תחושת מטרה ותכלית בחיים. זה עוזר להם להרגיש מחוברים למשהו גדול יותר מעצמם, מה שיכול להועיל להם להתמודד עם קשיים ואתגרים בכלי המצורף, תוכלו למצוא עקרונות ופרקטיקות שיסייעו לכם בכך.
